Retningslinjer for indhentelse af samtykke

[cs_content][cs_element_section _id=”1″ ][cs_element_layout_row _id=”2″ ][cs_element_layout_column _id=”3″ ][cs_element_text _id=”4″ ][/cs_element_layout_column][/cs_element_layout_row][/cs_element_section][/cs_content][cs_content_seo]1. Indledning
Den registreredes samtykke udgør et hjemmelsgrundlag for behandling af personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen. Et samtykke er i forordningens artikel 4, stk. 1, nr. 11, defineret som værende følgende: 
“Enhver frivillig, specifik, informeret og utvetydig viljestilkendegivelse fra den registrerede, hvorved den registrerede ved erklæring eller klar bekræftelse indvilliger i, at personoplysninger, der vedrører den pågældende, gøres til genstand for behandling.”
Derudover opstiller forordningens artikel 7 en række betingelser, der skal være opfyldt, før et samtykke er gyldigt.
2. Den dataansvarliges indhentelse af samtykke
Den dataansvarlige skal, i forbindelse med påbegyndelse af en behandling af personoplysninger, foretage en vurdering af, om behandlingen af oplysningerne skal ske på baggrund af et samtykke fra den registrerede eller på baggrund af en anden hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 9. Dette gælder særligt, hvis der er tale om nye opgaver, som skal varetages af den dataansvarlige, eller hvis der er tale om en behandling af personoplysninger, som den dataansvarlige normalt ikke udfører.
Samtykke skal indhentes forud for, at behandlingen påbegyndes.
3. Gyldighedsbetingelser
3.1 Et frivilligt samtykkeEt samtykke er kun gyldigt, hvis det er afgivet frivilligt. Det indebærer, at den registrerede har haft et reelt frit valg.
3.2 Specifikt samtykkeEt samtykke skal være specifikt og indeholde en præcis angivelse af formålene med behandlingen. Formålene skal være konkretiseret i en sådan grad, at det klart og tydeligt fremgår, hvad der meddeles samtykke til. Dette skal ses i sammenhæng med forordningens princip om formålsbegrænsning, hvoraf følger at personoplysninger alene må indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål samt ikke må viderebehandles på en måde, der er uforenelig med disse formål.
Hvis indsamling af oplysninger tjener flere formål, skal der indhentes særskilt samtykke til hvert enkelt formål. Det skal være muligt for den registrerede at meddele samtykke til et formål, men undlade at meddele samtykke til et andet eller andre formål. Dette kan sikres ved, at der udarbejdes en samlet erklæring, hvor den registrerede kan markere, til hvilke formål vedkommende meddeler samtykke.
Anmodningen om samtykke skal klart kunne skelnes fra andre forhold, såsom fx handelsbetingelser og vilkår.
3.3 Informeret samtykkeEt samtykke skal være informeret. Heri ligger, at den registrerede skal være klar over, hvad der gives samtykke til, og at samtykket meddeles på et oplyst grundlag. Den dataansvarlige skal tilpasse informationen i en samtykkeerklæring til den konkrete situation, og et samtykke skal som minimum indeholde oplysninger om den dataansvarliges identitet, formålet med den påtænkte behandling, hvilke oplysninger der behandles, og hvilken behandling, der finder sted.
Ofte indhentes samtykke på tidspunktet for indsamlingen af oplysningerne. I disse tilfælde vil afgivelsen af samtykke falde sammen med den dataansvarliges almindelige – og mere omfattende – oplysningspligt, som følger af forordningens artikel 13 og 14. Kravene til underretning kan med fordel inkorporeres i samtykkeerklæringen.
En anmodning om samtykke skal være i en lettilgængelig form samt i et klart og enkelt sprog, som er tilpasset den enkelte målgruppe af registrerede. Typisk vil det være tilstrækkeligt at lave én anmodning, selvom målgruppen både er børn og voksne, så længe anmodningen er let forståelig for børn.
3.4 Formkrav og dokumentationSamtykket skal indhentes forud for påbegyndelse af behandlingen, og skal gives i form af en utvetydig viljestilkendegivelse, der ikke må give anledning til tvivl. Samtykke bør således gives ved en erklæring eller aktiv handling, der klart tilkendegiver den registreredes accept af, at personoplysninger om vedkommende behandles. Dette kan fx ske gennem en underskrift eller afkrydsning af felter. Passivitet i form af tavshed, allerede afkrydsede felter eller inaktivitet vil derimod ikke udgøre en utvetydig viljestilkendegivelse.
Ved behandling af følsomme personoplysninger (om fx helbred eller lign.) skal samtykket endvidere være udtrykkeligt, hvilket understreger, at der særligt her ikke må være tvivl om, at der er afgivet et samtykke.
Der gælder ingen formkrav til en samtykkeerklæring. Et samtykke kan således indhentes mundtligt, skriftligt og digitalt. Den dataansvarlige skal imidlertid kunne påvise, at den registrerede har givet samtykke til behandling af personoplysningerne, og det vil derfor typisk være nødvendigt at indhente samtykket ved en skriftlig erklæring, herunder eksempelvis digitalt.
4. Tilbagekaldelse af samtykke
Den registrerede har til enhver tid ret til at trække sit samtykke tilbage, og den registrerede skal derfor oplyses om denne ret allerede inden der gives samtykke. Det skal være lige så let for den registrerede at trække sit samtykke tilbage, som det er at meddele samtykke. Datatilsynet anbefaler, at den dataansvarlige tilbyder de registrerede flere muligheder for at trække deres samtykke tilbage. Den registrerede må ikke lide skade af at trække sit samtykke tilbage. Samtykke skal således kunne trækkes tilbage uden fx betaling af gebyrer mv.
Tilbagetrækning af et samtykke har alene fremadrettet virkning, og berører ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagetrækningen. Den dataansvarlige skal hurtigst muligt ophøre med at behandle oplysningerne, og i det omfang opbevaring af oplysninger udgør en behandlingsform, skal oplysningerne som hovedregel slettes, medmindre den dataansvarlige er forpligtet til at fortsat at opbevare oplysningerne på andet grundlag, som følge af bl.a. bogføringsreglerne. I så fald skal den registrerede underrettes om det nye hjemmelsgrundlag og formål.
Bilag
1. Indsamling og behandling af dine personoplysninger
Ved accept af denne erklæring giver du samtykke til, at Sjælland Rundt indsamler og behandler oplysninger om dig med henblik på tilmelding til hold, kontingenter, events etc. Tilmelding sker individuelt og vilkår beskrives på de enkelte aktiviteter såfremt de fraviger fra organisationens overordnede vilkår.
Sjælland Rundt kan indsamle og behandle følgende personoplysninger om dig:
Basis oplysningerFulde navnAdresseTelefonnumre inkl. mobilEmailadresserFødselsdatoKønYderligere oplysninger
Accept af nyhedsbreve
Der indsamles ikke personfølsomme oplysninger
Sjælland Rundt kan videregive dine oplysninger til forbund og kommune til brug for statistik og ydelser/tilskud.
Sjælland Rundt behandler dine oplysninger så længe de er nødvendige til det formål, de er indsamlet med henblik på. Det vurderes at være 6 måneder med mindre andet er oplyst og givet samtykke til.
2. Retsgrundlaget
Sjælland Rundt behandler dine personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Sjælland Rundts behandling af dine oplysninger sker således på baggrund af dit samtykke.
3. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Sjælland Rundt er dataansvarlig i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:
Sjælland RundtStrandpromenaden 63000 HelsingørTelefon:
4. Retten til at trække dit samtykke tilbage
Du kan til enhver tid vælge at trække dette samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte Sjælland Rundt. Visse samtykker kan fjernes ved at rette din profil.
Såfremt du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker dette alene den fremadrettede behandling af personoplysningerne, og dermed ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagetrækning heraf. Ved tilbagetrækning af samtykket ophører Sjælland Rundtsom udgangspunkt hurtigst muligt med at behandle de personoplysninger, der behandles på grundlag af samtykket. Det gælder dog ikke, hvis Sjælland Rundt af andre grunde fortsat skal behandle oplysninger, men du vil i givet fald få besked herom.
5. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15 som udgangspunkt ret til indsigt i Sjælland Rundts behandling af dine oplysninger. Du har efter artikel 21 endvidere ret til at gøre indsigelse mod Sjælland Rundts behandling af dine oplysninger.
Derudover har du efter databeskyttelsesforordningens artikel 16-18 ret til at få berigtiget, slettet eller blokeret oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lov.
Endelig har du efter databeskyttelsesforordningens artikel 20 ret til dataportabilitet. Du har derfor ret til at modtage personoplysninger om dig selv fraSjælland Rundt i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Derudover har du ret til at transmittere oplysningerne til en anden dataansvarlig. Retten gælder alene de oplysninger, der omfattes af denne samtykkeerklæring og som du selv har givet til Sjælland Rundt, og alene oplysninger, der behandles automatisk.
6. Klage til datatilsynet
Du kan klage over Sjælland Rundts behandling af dine oplysninger til Datatilsynet efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 77. Du kan kontakte Datatilsynet fra din digitale postkasse på borger.dk, ved almindelig e-mail til dt@datatilsynet.dk eller med almindelig post til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.
7. Love og regler
Du kan finde reglerne om behandling af personoplysninger i databeskyttelsesforordningen på www.eur-lex.europa.eu og databeskyttelsesloven på www.retsinformation.dk.
8. Accept
Jeg bekræfter ved min accept af denne erklæring, at jeg er indforstået med de angivne vilkår, herunder at Sjælland Rundt behandler de nævnte personoplysninger om mig til det/de angivne formål, og at oplysningerne kan videregives til de nævnte modtagere.[/cs_content_seo]